企業概要：塗装・防水工事と総合改修を手掛けるA社
A社は塗装・防水工事業を主軸とし、外壁改修工事、建物躯体適用調査診断、リフォーム工事など、多岐にわたる事業を手掛けています。建物の美観維持から機能向上、安全性確保まで、総合的な改修工事を通じてお客様のニーズに応えています。
システム導入の背景：手書き日報と非効率な集計作業
作業員：手間のかかる日報記入と出退勤確認の課題
これまで、A社の作業員はExcelで作成された日報を印刷し、作業時間、作業内容、持ち出し備品などを手書きで記入・提出していました。
出勤・退勤の確認はZoomでの朝礼・夕礼で行っていましたが、現場によっては早出が発生し、Zoomに出席できないケースもありました。
事務員：煩雑な集計業務と月末の残業
事務所に提出される手書き日報は、事務員がExcelで作業員全員の日ごとの工数集計や出勤簿作成に利用していました。日報の作業時間は、時間軸に線を引いて記入する方式だったため、記入漏れや時間の正確さは個人に依存する傾向がありました。また、作業員は現場への直行直帰が多く、日報を1ヶ月分まとめて提出することも少なくありませんでした。
これにより、月末の集計作業は膨大な手間となり、事務員が残業や休日出勤で対応せざるを得ない状況でした。
解決策と導入のポイント ：スマートフォンアプリによる日報管理システム
A社は、これらの課題解決のため、スマートフォンアプリを活用した日報管理システムを導入しました。
- 作業員の入力負荷軽減とリアルタイム連携: スマートフォンアプリから作業員自身が日報を登録・修正できるようにしました。登録内容は事務員と共有され、日々確認できるため、作業員が日報提出のために事務所に立ち寄る必要がなくなりました。
- 入力内容の標準化: アプリの入力形式を工夫し、個人による登録内容の差が出ないように設計しました。
- 自動集計による事務作業の効率化: アプリから登録された日報データを元に、日ごとの工数集計や勤務表が自動で作成される仕組みを構築しました。
新システム詳細：デジタル化された日報入力と管理
日報の入力：作業員
作業員は、スマートフォンまたはタブレットのアプリから日報を登録・修正します。入力は工事ごとに何時間作業したかを選択する方式で、特記事項は備考欄に記入します。日報登録後、情報は自動で事務員に共有されます。
日報の確認・修正：事務員
事務員は、事務所のパソコンから日報管理システムにアクセスし、作業員が入力した日報情報をリアルタイムで確認できます。日報に誤りがあった場合は修正が可能で、外注先の日報は事務員がまとめて入力することもできます。
工数集計
入力された日報情報に基づき、工事ごと、作業員ごとなど、任意の基準で作業時間が自動集計されます。これにより、現時点で各工事にどれくらいの工数がかかっているかを正確に把握できるようになりました。
導入結果：業務効率化とデータ活用の基盤を構築
事務員の業務負担を軽減
システム導入により、事務員の集計作業にかかる時間が削減されました。
手書き日報のデータ入力や、不正確な情報の確認・修正といった手間が不要になったため、月末の残業や休日出勤が解消され、事務員の業務負担が改善されました。これにより、事務員はより戦略的な業務や、他の重要な業務に時間を充てられるようになりました。
作業員の利便性向上と情報共有の迅速化
作業員は、現場から直接スマートフォンで日報を登録できるため、事務所に立ち寄る手間や、紙の日報を管理する負担がなくなりました。いつでもどこでも手軽に正確な情報を入力できることで、日報提出の遅れが解消され、素早く情報共有されるようになりました。
工数把握によるプロジェクト管理の強化
日報データのデジタル化と自動集計により、工事ごと、作業員ごとの工数をリアルタイムかつ正確に把握できるようになりました。これにより、プロジェクトごとの進捗状況や原価をより詳細に管理することが可能となり、適切な人員配置や予算管理ができるようになりました。
今後の課題：さらなるDX推進へ
出勤・退勤管理については、現状の課題として残っています。今後はGPS打刻ができる勤怠管理アプリの導入を検討するなど、さらなる業務効率化とデータ連携の強化が課題として挙げられています。